Viele unserer Kunden klagen darüber, dass Sie nicht genügend Zeit für die Umsetzung unserer Programme haben. Gleichzeitig haben die meisten von ihnen sich noch nie mit Aufgaben- oder Selbstmanagement befasst und arbeiten fremdgesteuert einfach ab, was die Umwelt an sie heranträgt.
Da meine Kunden oft nicht die Zeit haben, sich selber Aufgabenmanagement-Systeme, wie „Getting Things Done“ (David Allen), „Focus“ (Franklin-Covey) oder „RPM“ (Anthony Robbins) anzueignen, beschreibe ich im Folgenden eine einfache, abgespeckte „Getting-Things-Done“ - Systematik, die sich in der Praxis bewährt hat.
Jede Aufgabe und jeder Prozess bestehen grundsätzlich aus drei Schritten, nämlich:
ANFANG => BEARBEITUNG => ENDE
Auch jedes Computerprogramm folgt im Wesentlichen diesen drei Schritten. Hier heißen sie dann:
INPUT => VERARBEITUNG => OUTPUT
Neue Aufgaben und Projekte anzufangen macht Spaß. Unsere Arbeit kann aber nur dann Früchte tragen, wenn wir das, was wir anfangen, auch zu Ende bringen.
Kinder können nur wenige ihrer vielen Aktivitäten beenden. Voller Begeisterung fangen sie an, mit etwas zu spielen und am Ende liegen alle Spielzeuge durch das ganze Zimmer verstreut, bis ein Erwachsener eingreift und sie wegräumt.
Wir haben also einen ganz natürlichen Hang, Dinge anzufangen, nicht aber den Hang, Dinge zu Ende zu bringen.
Trotzdem fänden wir ein Computerprogramm völlig nutzlos, das mit seinen Berechnungen niemals ein Ende fände und uns deshalb auch nie Ergebnisse liefern würde.
Produktiv sind wir nur dann, wenn wir eine Aufgabe, die wir begonnen haben, auch zu einem Abschluss bringen. Das aber erfordert die Selbstdisziplin eines Erwachsenen.
Ein nützliches Denkmodell ist es, sich die eigene Arbeitskapazität in Aufmerksamkeitseinheiten (AE) vorzustellen. Nehmen wir mal an, jeder Mensch hätte 100 AEs. Aufmerksamkeitseinheiten werden von allen offenen Vorgängen in unserer Arbeit und unserem Privatleben beansprucht.
Auch Aufgaben, an denen wir gerade nicht aktiv arbeiten, ziehen AEs, weil unser Unterbewusstsein permanent versucht, sie im "Arbeitsspeicher" zu halten. Wachen Sie auch manchmal nachts auf und denken an eine offene, meistens noch nicht einmal besonders wichtige Aufgabe?
Aber auch für unsere Gesundheit wichtige körperliche Vorgänge wie Schlaf, Verdauung, Blutdruck, die wir nicht direkt beeinflussen können, brauchen Energie in Form von AEs. Meine Theorie ist, dass wenn unsere Aufgaben zu viel AEs beanspruchen, nicht mehr genug für unsere Gesundheit und Wohlbefinden da sind und wir krank werden.
Ich kenne viele Möbelhändler und Führungskräfte im Möbelhandel, die über schlechten Schlaf und viele andere psychosomatische Symptome klagen. Vielen ist auch diffus klar, dass "der Stress" daran schuld ist. Sie haben aber kein System, um trotz vieler Aufgaben nicht in Stress zu geraten.
Mit einfachen Arbeitstechniken versetzt uns ein Aufgaben Management System in die Lage, unsere täglichen Aufgaben systematisch abzuwickeln - bis sie erledigt sind. Und das unter optimaler Ausnutzung unserer Aufmerksamkeitseinheiten bei erhöhter Leistungsfähigkeit und Kreativität!
Dank dieses Systems behalten wir den Überblick über unsere täglichen Arbeitsaufgaben und werden Herr über unser eigenes Leben. Gleichzeitig haben wir mehr freie Zeit für mehr Spaß (auch im Job!), mehr Zeit für unsere Familie und Freunde, für unsere Hobbies, für Ruhe und Erholung (denn wir müssen uns nicht mehr permanent Sorgen machen) - kurz, wir gewinnen mehr Lebensqualität.
Die wichtigsten Grundlagen des AufgabenManagement Systems:
- Effizienz erreicht man dadurch, dass man sich jeweils immer nur eine Sache vornimmt und sich dieser ganz widmet. Multitasking ist der Todfeind der Produktivität.
- Wir können uns immer jeweils nur auf eine Hauptaufgabe konzentrieren.
- Freie Aufmerksamkeitseinheiten ermöglichen Effizienz und Kreativität.
- Nur abgeschlossene Aufgaben sind produktiv.
- Unser Erfolg hängt nicht davon ab, dass wir möglichst viele Dinge auf den Weg bringen, sondern vielmehr davon, dass wir die Dinge auch ZU EINEM ABSCHLUSS BRINGEN.
- Dinge zu einem Abschluss zu bringen, erfordert zu Anfang SELBSTDISZIPLIN, dann übernimmt die Gewohnheit.
Das Spielfeld
Das Aufgaben Management System basiert darauf, dass wir unsere Fähigkeiten jeweils immer nur auf eine einzige Aufgabe konzentrieren und so eine unproduktive Streuung unserer Aufmerksamkeit und unserer Anstrengungen vermeiden.
Viele unserer Kunden haben vollgestapelte Schreibtische und Email-Postfächer mit hunderten gelesenen und ungelesenen Nachrichten. Das ist belastend, denn das Unterbewusstsein denkt jedes Mal, wenn unser Blick auf das Chaos fällt, dass alle diese offenen Fälle jetzt erledigt werden müssen.
Im Folgenden unterscheiden wir zwischen der Bearbeitung von Papier und elektronischen Erinnerungen.
Um das Aufgaben Management System in die Praxis umzusetzen, werden nur wenige alltägliche Büromaterialien benötigt, die wie folgt organisiert werden:
Auf dem Schreibtisch:
- Drei stapelbare Ablagekörbchen, die mit “EINGANG”, “IN BEARBEITUNG” und “AUSGANG” gekennzeichnet werden.
- Ein Planungsinstrument. Dies kann ein traditioneller oder elektronischer Kalender sein.
Im Email-Programm:
- Eingang
- Antworten/Bearbeiten
- Warten auf ...
- Ablage
Unter dem Schreibtisch:
- 12 Hängeregister mit Etiketten für jeden Monat des Jahres (1 bis 12)
- 31 Hängeregister mit Etiketten für jeden Tag des Monats (1-31)
Auf Regalen im Büro (besser noch in einem geschlossenen Aktenschrank)
- Ordner für die einzelnen laufenden Projekte
Vorbereitung des Spielfeldes
Das Aufgaben Management System ist ein wirksames Mittel gegen unsere Gewohnheit, alle möglichen Papiere, Unterlagen und Dokumente auf unserem Schreibtisch oder in der Email-Inbox zu stapeln - ganz zu schweigen von all den Papieren und Unterlagen, die wir in unseren Schubladen horten.
Richtig angewendet, hilft uns das Aufgaben Management System dabei, unsere Aufmerksamkeit nicht ständig gleichzeitig auf verschiedene Aufgaben zu verteilen, hektisch von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, ohne auch nur eine von ihnen ordentlich abzuschließen, während immer neue Papiere und Emails dazukommen, um die Verwirrung komplett zu machen.
Wir sind nicht mehr länger Opfer unserer eigenen Arbeit, sondern kontrollieren sie auf höchst effektive Weise. Ein großartiges Gefühl.
Die erste Regel des Aufgaben Management Systems
PAPIER: Sammeln Sie – in beliebiger Reihenfolge – alle Papiere, Notizen oder Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch, aus Ihren Schreibtischschubladen, aus Ihrer Aktentasche oder sogar aus Ihren Taschen, LEGEN SIE DEN GANZEN STAPEL SOFORT KOMPLETT IN IHR EINGANGSKÖRBCHEN.
Wundern Sie sich nicht, wenn Ihr Eingangskörbchen überzulaufen scheint. Das sieht nur am ersten Tag so furchtbar aus.
Und um diesem ersten Tag die Stirn zu bieten, atmen Sie jetzt einmal tief durch, machen es sich bequem und STEHEN VON IHREM SCHREIBTISCHSTUHL ERST WIEDER AUF, WENN SIE IHR EINGANGSKÖRBCHEN VÖLLIG LEER GERÄUMT HABEN – egal wie lange es auch dauern mag!!
Die Energie und die Befriedigung, die Sie empfinden, wenn Sie das geschafft haben, entschädigt Sie für die Anstrengung.
Wie das geht? – Ganz einfach! Folgen Sie einfach dieser Anleitung….
ABARBEITUNG DES EINGANGSKORBS (ELEKTRONISCH ODER PAPIER)
Sichten Sie eine Aufgabe (entweder in Form eines Dokuments, einer Notiz, einer Email, einer Broschüre, einer Erinnerung etc.) aus Ihrem Eingangskörbchen und verfahren Sie dann mit einer der folgenden Optionen weiter:
- Erledigen Sie es JETZT, wenn es in unter 5 Minuten möglich ist. Sobald Sie damit fertig sind, legen Sie es in Ihr Ausgangskörbchen (Ordner "Ablage" im Email-Programm).
- Länger dauernde Aufgaben sind i.d.R. Projekte und bestehen aus mehreren Einzelaufgaben. Z.B. die Organisation einer Hausmesse mit Werbung, Ausstellern, Verkäufereinteilung etc. Schreiben Sie das Ziel des Projekts, z.B.: „Unsere Hausmesse macht 1 Mio. Umsatz und erschließt uns 150 Neukunden“ auf das Papier und tragen Sie sich einen Bearbeitungstermin für dieses Projekt in den Kalender ein, wenn es zeitkritisch ist oder schreiben das Projekt auf eine „Projektliste“.
- Delegieren Sie es JETZT. Versehen Sie die Unterlage mit einem “delegiert an” Vermerk und legen Sie den Vorgang in Ihr Ausgangskörbchen (Email: in den "Warten auf ..." - Ordner).
- Werfen Sie es JETZT in den Papierkorb, wenn es nicht wichtig ist (mein persönlicher Favorit).
- Wenn ein Vorgang komplett abgeschlossen ist, legen Sie ihn ab oder lassen Sie ihn ablegen.
Als erstes packen Sie von nun an täglich bei Arbeitsbeginn den Inhalt der entsprechenden Tagesvorlage aus dem Hängeregister mit der 1-31 Nummerierung in Ihr Eingangskörbchen.
E-Mail: In allen gängigen Email-Programmen können Emails bis zu einem bestimmten Datum zurückgestellt werden, was der Papiersystematik entspricht.
Danach gehen Sie einfach wieder die oben beschriebenen Schritte durch und erledigen die Vorgänge einzeln und der Reihe nach. Am jeweils letzten Arbeitstag eines Monats müssen Sie dann natürlich auch den Inhalt der Monatsvorlage für den folgenden Monat aus dem Hängeregister mit der 1-12 Nummerierung in Ihr Eingangskörbchen packen.
Ein Vorgang, den Sie an jemand anderen weitergeleitet haben und den Sie nur nach dessen Rückmeldung fertig bearbeiten können (weitere Informationen, Unterschrift, Genehmigung etc.) gehört in das „In Bearbeitung“-Körbchen, wenn die Rückmeldung noch am selben Tag erwartet wird.
Sobald Sie die ausstehende Information bzw. Rückmeldung erhalten, verschieben Sie den Vorgang wieder in Ihr Eingangskörbchen. Sollte die Rückmeldung nicht am selben Tage erfolgen, legen Sie sich den Vorgang für den entsprechend vereinbarten Rückmeldungstermin auf Wiedervorlage in die jeweilige Tagesvorlage aus dem Hängeregister mit der 1-31 Nummerierung.
Arbeiten Sie immer dann an Ihrem Eingangskörbchen, wenn Sie nicht mit bereits terminierten Meetings, Anrufen oder Projekten beschäftigt sind.
Jede Aufgabe, die entweder aufgrund Ihrer Komplexität oder aufgrund der Tatsache, dass sie die Zuarbeit von jemand anderem erfordert, nur in mehreren Schritten ausgeführt werden kann, wird als Teil eines entsprechend benannten Projekts gesehen.
Das Eingangskörbchen wird nach der LIFO (Last in – First Out) Methode bearbeitet.
Die Aufgabe, die als letztes hereinkommt, wird einfach oben auf den Stapel im Eingangskörbchen gelegt und wird dementsprechend als erstes bearbeitet. Dadurch konzentrieren Sie sich darauf, Dinge SOFORT zu erledigen. Monatealte Aufgaben sind selten dringend, sonst hätten sie sich schon bemerkbar gemacht.
Am Ende jeder Arbeitswoche sollte Ihr Eingangskörbchen leer sein. Dann verliert auch der Montag seinen Schrecken.
Natürlich laufen wir bei der LIFO-Methode Gefahr, dass einige Aufgaben in den Tiefen des Eingangskörbchens vor sich hin dämmern und es nie nach ganz oben auf unseren Stapel schaffen. Um das zu vermeiden, drehen wir den Stapel in unserem Eingangskörbchen von Zeit zu Zeit einfach um und arbeiten uns durch die Vorgänge, die jetzt obenauf liegen und die bisher unten im Stapel lagen. Sie werden feststellen, dass es sich hierbei in der Regel um die Dinge handelt, die Sie bisher vor sich hergeschoben haben, die z.T. erledigt werden müssen, sich aber zum Großteil schon von selber erledigt haben. Also einfach wegschmeißen!
Angefasst? Abarbeiten!
Die alte Schachregel “berührt – geführt” gilt auch hier. Wenn Sie einen Vorgang aus Ihrem Eingangskörbchen in die Hand nehmen, müssen Sie auch gnadenlos eine Entscheidung treffen:
- abarbeiten,
- auf die Projektliste,
- delegieren, wegschmeißen oder
- ablegen.
Da gibt es kein Pardon!
Wie funktioniert das für Emails?
Arbeiten Sie außer Ihrem Eingangspostfach nur mit vier Ordnern
- Antworten/Bearbeiten: für alles, was länger als 2 Minuten dauert.
- Später lesen: für potenziell interessante Newsletter, längere Verbandsmitteilungen, Artikel von Thomas Witt 😉. Dies sind Informationen, auf die Sie nicht reagieren müssen und die Sie nicht zeitkritisch aufnehmen müssen. Nach meiner Erfahrung ist das der Ordner, in den die Informationen zum Sterben gehen. Selten schaue ich sie später an, denn es kommen jeden Tag neue Informationen hinzu. Aber es ist psychologisch leichter, eine interessante Information in den "später lesen"-Ordner zu verschieben, als sich einzugestehen, dass man in Zukunft auch nicht mehr Zeit haben wird und sie gleich zu löschen.
- Sollte sich hier ein Projekt andeuten (z.B. eine Email: „Könnten Sie bitte das nächste ERFA-Treffen organisieren?“), kommt zusätzlich ein Eintrag in die Projektliste.
- Delegiert/Wartend auf: für alle Fälle, in denen Sie auf Input von anderen Menschen warten.
- Ablage: Alles, was gelesen oder erledigt ist, kommt hier hinein. Die meisten Email-Programme verfügen über eine gute Suchfunktion. Es ist Zeitverschwendung, Emails in Unterordner abzulegen und dient nicht der Auffindbarkeit.
Auch die Bearbeitung von Emails erfolgt strikt von oben nach unten (FIFO-Prinzip).
Wir entscheiden
- Löschen?
- In unter 5 Minuten zu erledigen? -> Erledigen und ablegen in „Ablage“.
- Zum Delegieren weiterleiten? -> Mit kurzen aber genauen Instruktionen (was muss bis wann gemacht werden) weiterleiten und in „Delegiert/Wartend auf“ parken.
- Dauert länger als 5 Minuten, muss aber gemacht werden? In den Ordner „Antworten/Bearbeiten“ verschieben. Wenn es ein Projekt ist, einen Eintrag auf der Projektliste machen.
Jetzt arbeiten Sie systematisch von oben nach unten ihren Posteingang durch. Keine Email, die Sie geöffnet haben, darf im Eingang bleiben. Der Email-Posteingang ist keine To-Do-Liste.
Um die aufgelaufene Email-Flut erstmal zu reduzieren, kann es sinnvoll sein, Emails blockweise zu löschen. Dafür nutzen Sie die Sortierfunktion, indem Sie auf die Spalte „Absender“ klicken. Die Emails sind jetzt nach Absender sortiert und Sie können zusammenhängende Konversationen markieren und „en bloc“ löschen – ein tolles Gefühl. Alle Newsletter und Werbemails werden in dieser ersten Aufräuminitiative ungelesen gelöscht.
Genauso löschen Sie in dieser kritischen Anfangsphase ungeöffnet jede Email, in der Sie in „cc“ stehen. Wenn die Absender wirklich etwas von Ihnen wollen, werden sie sich wieder melden.
Vermeiden Sie in dieser Phase, sich mit Emails zu befassen, die länger als 2 Minuten brauchen. Schieben Sie diese in den „Antworten/Bearbeiten“ Ordner. Wichtig ist, schnelle Entscheidungen zu treffen.
Machen Sie so lange weiter, bis Ihr Posteingang leer ist. Ja, das geht! Alle Kunden, mit denen ich es versucht habe, haben es in einer Sitzung geschafft.
Ab jetzt planen Sie in Ihren Tagesablauf zwei Zeitfenster:
- eins für Emails sichten und
- eins für die Bearbeitung der Emails im „Antworten/Bearbeiten“ Ordner.
Stellen Sie die Benachrichtigungsfunktion Ihres Email-Programms aus und schauen Sie nur in den Posteingang, wenn Sie es geplant haben.
Einmal pro Woche schauen Sie den „Delegiert/Wartend auf“ Ordner durch und fassen ggf. nach.
Die Spielregeln – Grundsätzliche Richtlinien
- TUE ES JETZT
- WEGSCHMEIßEN
- DELEGIEREN
- ERLEDIGEN
- ABLEGEN
Planen Sie voraus
Planen Sie mit Hilfe Ihres Terminkalenders oder Task-Management-Programms am Ende jedes Arbeitstages Ihre Aktivitäten für den folgenden Tag. Planen Sie Zeit ein
● für Meetings
● für die ungestörte Arbeit an Ihren Projekten
● für die Arbeit an Ihrem Eingangskörbchen
● für Telefonate
Tragen Sie auf jeden Fall immer Wiedervorlagetermine für Ihre Projekte in Ihren Kalender (oder Email-Wiedervorlage) ein. Nur so bleiben Sie wirklich am Ball. Gehen Sie bei einem wöchentlichen Rückblick die Liste der offenen Projekte durch.
Legen Sie in Ihrem Projektordner für jedes Projekt eine Registerkarte mit einem Deckblatt an, auf dem alle Aufgaben, die das Projekt erfordert, detailliert aufgeführt sind.
Terminieren Sie Ihre Arbeit an den einzelnen Projektaufgaben und betrachten Sie diese Termine als ebenso unumstößlich wie einen persönlichen Termin mit jemand anders, bei dem Sie keinesfalls gestört werden möchten.
Wenn Sie die aktuelle Aufgabe des Projektes be- oder abgearbeitet haben, tragen Sie sich den nächsten Termin für das Projekt in Ihren Kalender ein und legen Sie den Vorgang erst dann wieder in die Projektmappe zurück. – Bleiben Sie immer am Ball!!
Immer der Reihe nach
Sie sollten sich jeweils immer nur mit einer ganz bestimmten Aufgabe (die auf Ihrem Schreibtisch vor Ihnen liegt) beschäftigen. In Ihrem Arbeitsbereich sollten sich dabei jeweils immer nur der Vorgang, den Sie aktuell bearbeiten sowie alles, was Sie zu dessen Erledigung benötigen, befinden. Alles andere hat in Ihrem Arbeitsbereich jetzt nichts zu suchen.
Eingehende Anrufe gehen mit einer Notiz ins Eingangskörbchen
Wenn Sie während Ihrer Arbeit am Eingangskörbchen einen Anruf erhalten, den Sie nicht aufschieben können, behandeln Sie den Anruf so, als ob er in Ihrem Eingangskörbchen eingegangen wäre (als letzte erhaltene Aufgabe). Nehmen Sie den Anruf entgegen und erledigen Sie dann alle Aufgaben, die mit dem Anruf in Zusammenhang stehen. Dann wenden Sie sich wieder der Aufgabe zu, mit der Sie vor dem Anruf beschäftigt waren.
Sie schaffen Ihr Arbeitspensum trotzdem nicht?
Sie befolgen die Regeln des Aufgaben Management Systems genau und schaffen Ihre Arbeit trotzdem nicht, dringen nie zum Grunde Ihres Eingangskörbchens vor und haben das Gefühl, in den immer neuen hereinkommenden Aufgaben zu ertrinken?
Dann trifft höchst wahrscheinlich folgendes auf Sie zu:
Sie delegieren Aufgaben nicht an Ihre Mitarbeiter (und fassen entsprechend bei ihnen nach) und machen sich so mehr Arbeit als notwendig. Versuchen Sie, Vorgänge öfter zu delegieren, definieren Sie ganz klar, was getan werden soll und bis wann. Sie werden sehen, das hilft.
Vielleicht haben Sie nicht genug Zeit in die Schulung Ihrer Mitarbeiter investiert, so dass diese natürlich Schwierigkeiten haben, Ihren Teil der Arbeit effizient zu erledigen. Investieren Sie ein wenig Ihrer Kraft in die Schulung Ihrer Mitarbeiter, Sie werden sehen, dass es Früchte trägt. Machen Sie das zu einem Ihrer Projekte und genießen Sie dann die Ernte.
Vielleicht verbringen Sie zu viel Zeit mit Aufgaben, die so unwichtig sind, dass sie eigentlich sofort in den Papierkorb wandern sollten. Wenn das der Fall ist, hören Sie auf, Ihre Zeit zu verschwenden, konzentrieren Sie sich lieber auf die Aufgaben, die Ihr Gehalt auch rechtfertigen.
Vielleicht haben Sie aber auch wirklich mehr Arbeit als Sie erledigen können. Jeder hat eine Leistungsgrenze, vielleicht haben Sie Ihre erreicht. Wenn das der Fall ist, sprechen Sie unverzüglich mit Ihrem Vorgesetzten. Was, Sie haben keinen? Dann ist es höchste Zeit, sich selber Grenzen zu setzen.
Erledigt? – Prima!
Belohnen Sie sich immer, wenn Sie eine Aufgabe komplett erledigt haben. Sich von Zeit zu Zeit selbst zu loben, tut gut und macht das Leben lebenswert.
Jetzt wissen Sie also, wie Sie Ihrer Arbeit Herr werden.
Fangen Sie an!!!!
Ihr Thomas Witt
