Hier das Transkript dieser Folge:
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Ja hallo, hier ist Thomas Witt und bei mir ist wie immer Jürgen Skupien. Jürgen, was ist denn unser Thema heute? Unser heutiges Thema ist Zeitmanagement. Und Zeitmanagement ist ja eigentlich eine komplette Mogelpackung.
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Zeit ist das einzige, was man wirklich nicht managen kann. Man sagt auch Zeitmanagement, das ist ein Oxymoron. Was ist ein Oxymoron? Das sind zwei Worte, die sich eigentlich widersprechen, wie alter Knabe, offenes Geheimnis, Jumbo -Schrimp und Zeitmanagement gehört dazu. Zeit kann man nicht managen, Zeit vergeht für jeden genauso langsam oder schnell. Zeit ist völlig demokratisch verteilt, auch der Präsident der Vereinigten Staaten und auch Bill Gates hat nicht mehr Zeit als wir. Einige würden sagen Bill Gates oder vielleicht jemand, der noch im aktiven Geschäft steht. Pichai von Google, der hätte weniger Zeit als ich, ist auch Quatsch. Auch der CEO von Google hat genau 24 Stunden. Und man kann Zeit nicht managen, die vergeht einfach, man kann aber sich selber managen.
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Genau so ein Oxymoron oder ein Quatsch ist, Zeit sparen. Du kannst Zeit nicht sparen. Wir können Geld sparen. Geld, das wir diesen Monat nicht ausgeben, können wir in der Bank einzahlen und kriegen es zumindest, kriegen wir Teile davon nächsten Monat wieder. Das ist jetzt eine schlechte Zeit für Sparen. Aber früher hat das noch ganz gut geklappt. Aber Zeit, die du heute nicht ausgegeben hast, verrinnt unwiederbringlich und die kannst du dir morgen nicht wieder abholen von der Bank. Was man aber kann und das ist wirklich sexy, ist Zeit investieren. Was meine ich damit? Man kann jetzt Zeit benutzen,
[00:02:27.300]
um in Zukunft mehr selbstbestimmte Zeit zu haben. Man kann natürlich nicht mehr Zeit bekommen, das haut nicht hin, aber wir können jetzt zum Beispiel Prozesse automatisieren oder ein Prozess besser gestalten oder etwas Neues lernen, was uns in jedem weiteren Tag unseres Arbeitslebens ein bisschen Zeit spart. Ich benutze das Wort mal wieder, ein bisschen mehr Zeit selbstbestimmt freiräumt. Und da ist die Rendite enorm. Viele Leute denken sich, ja, ach, das dauert mir zu lang, dieses Problem jetzt anzugehen und tippen immer wieder ihre Unterschrift unter E -Mails mit freundlichen Grüßen Thomas Witt.
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Wenn man das einmal an Textbaustein definiert, vielleicht dauert es zwei Minuten, bis man sich da reingefuchst hat, und das spart einem bei jeder E -Mail vielleicht zwei Sekunden, drei Sekunden, je nachdem wie lange man tippt. Jetzt können wir ganz einfach rechnen. Vielleicht, ich schätze, ich schreibe so um die 100 E -Mails pro Tag, mal drei Sekunden, sind schon mal 300 Sekunden, das sind in Minuten gerechnet. Fünf Minuten glaube ich, fünf Minuten pro Tag, das auf eine normale Arbeitswoche sind 25 Minuten. Das heißt, mit einem Zeitaufwand von vielleicht ein, zwei Minuten, um dieses Thema jetzt mal abschließend anzugehen und zu automatisieren, kann man sich 25 Minuten pro Tag rechnen.
[00:04:03.100]
Woche sparen und das ist auf die Rest der Lebenszeit ist das eine Verzinsung von unendlich also Zeit kann man investieren kann man nicht sparen aber investieren in die Zukunft und das hat eine riesen Rendite Und ein Werkzeug was uns dabei helfen kann Jürgen das stellst du uns vor Das ist die sogenannte Eisenhower Matrix die werden wir uns jetzt gleich mal anschauen und zwar reden wir hier über zwei Achsen wir haben Die unten liegende Achse wo wir uns gleich mal anschauen wie dringend oder weniger dringend die Aufgaben sind Und wir schauen uns die andere Achse an nämlich wie wichtig bzw. weniger wichtig die Aufgaben sind und setzen das in ein Verhältnis
[00:04:49.900]
Und das gibt uns, wenn wir uns das so als Viereck vorstellen, gibt uns das vier Quadranten, die alle von dem Grad der Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit bestimmt werden. Vielleicht mal ganz kurz zur Definition, was ist dringend und was ist wichtig, denn wenn man eine Führungskraft fragt, was hast du alles zu tun und was davon ist wichtig, kennst du die Standardantwort? Alles ist wichtig. Alles ist wichtig, genau. Nur ist natürlich der Umkehrschluss, wenn alles wichtig ist, ist in Wirklichkeit nichts wichtig. Ganz interessantes, so ein random fact. In einem Buch habe ich gelesen, The One Thing, das Wort Prioritäten, das gab es vor ein paar hundert Jahren noch gar nicht im Plural. Es gab also nur die Priorität, das Wichtigste.
[00:05:42.900]
Und in dem Moment, wo man sagt, ich habe zehn Prioritäten, hat man in Wirklichkeit abgedankt, denn du kannst dich nicht um zehn Sachen gleichzeitig kümmern. Also ein anderer schlauer Mann, Merlin Mann, ein Produktivitätsexperte, der hat mal gesagt, mit Prioritäten ist es wie mit Händen. Jeder, der denkt, er hätte mehr als zwei, der hat ein Problem, der hat eine Waffe. Und die meisten Menschen definieren sich zehn wichtige Sachen und das haut nicht hin. Also, lass uns mal zusammen angucken, was ist dringend? Wie definieren wir das? Dringend sind Sachen, die heute unbedingt oder jetzt sofort dringend gemacht werden müssen.
[00:06:27.900]
Die sind zeitkritisch. Wenn ich mich jetzt nicht drum kümmere, entweder verpasse ich dann was Gutes, also z. B. ein Kunde rennt raus und macht keinen Umsatz oder ich fange mir irgendwie ein Tor, also es passiert was Schlimmes, z. B. zeitkritisch, wenn du zu lange dem Finanzamt nicht geantwortet hast, dann sagen die irgendwann, jetzt können Sie sich nochmal bis zum 15. konzentrieren und dann schicken die einen guten Bußgeldbescheid. Das sind zeitkritische Sachen, da kann man nicht sagen, ich kümmere mich in zwei Wochen drum, wenn ich das eingetaktet habe. Soweit zu dringend, was ist denn wichtig in deiner Auffassung? In meiner Auffassung sind Sachen, die wichtig sind, die ein bisschen weiter nach vorne gehen, die die nächsten drei bis fünf Jahre wichtig sind oder vielleicht noch weiter nach vorne. Wenn wir im privaten Bereich den Sektor, den Bereich Sport und Ernährung nehmen und im geschäftlichen Bereich, dass wir gucken, dass wir in drei bis fünf Jahren auch noch stabil am Markt sind mit Wachstum.
[00:07:27.900]
dich als sehr wichtig und gerade für Chefs und Führungskräfte die Hauptaufgaben. Also ich definiere das ganz ähnlich. Ich mal da immer so eine Linie auf so einem Erfolgsdiagramm und normalerweise man alles so macht wie immer, dann ist man ja ungefähr auf demselben Erfolgsniveau. Und wichtige Sachen bringen uns auf ein höheres Erfolgsniveau oder manchmal, wenn wir sie nicht tun, auf ein niedriges Erfolgsniveau. Du hast das Thema Sport angesprochen. Das ist nie dringend. Das heißt, wenn du einmal nicht joggen gehst, passiert nichts Schlimmes. Wenn du einmal nicht zum Deine Liegestützen machst, dann ja deine Muskeln werden sich nicht schlagartig auflösen.
[00:08:12.000]
Aber es ist wichtig, weil es einen eben auf langfristig auf ein höheres Niveau bringt. Genauso dieses Beispiel, was wir eben hatten, wenn man einen Prozess automatisiert und sei es nur ein kleiner Textbaustein für die E-Mail-Signatur, das bringt einen langfristig auf ein höheres Niveau. Nicht viel, das ist mit bloßem Auge fast nicht zu erkennen, aber es gibt uns jeden Tag mehr selbstbestimmte Zeit. Also wichtige Sachen bringen uns auf ein höheres Niveau oder verhindern, dass wir dauerhaft auf einem niedrigen Niveau sind, wogegen dringende Sachen zeitkritisch sind. Die beißen uns in Hintern, die machen sich sehr, sehr klar und schnell bemerkbar.
[00:08:55.900]
Damit kommen wir zu den einzelnen Quadranten. Wollen wir mal links unten anfangen? Wir lassen uns mal die kurz durchgehen und dann überlegen wir was, was wir mit den Einzelnen tun können in der nächsten Runde. Links unten haben wir die Zeitdiebe. Also die Aufgaben, die uns die Zeit klauen, die Zeit wegnehmen. Frage müssen wir die überhaupt selbst tun? Muss man die überhaupt tun? Das sind alles so Sachen, die für mich in den Bereich Zeitdiebe reinfallen und wo ich Zeit von anderen Menschen weggenommen bekomme, die mit Beschlag belegt wird. Wir haben ja einen weiteren Podcast, wo wir über das Affenmanagement -Thema sprechen und auch die vier Zauberfragen, die da rein spielen. Also links unten, viele Hörer können jetzt leider nicht das Bild sehen, auf das wir beide gucken, sind die Sachen, die nicht wichtig sind. Das heißt, die wirken sich nicht langfristig auf meinen Erfolg aus.
[00:09:53.000]
und auch nicht dringend sind, also nicht zeitkritisch. Die meisten E-Mails, die man so kriegt, fallen da rein. Ganz, ganz viele Telefonate, die man annimmt, wenn man in einer größeren Firma arbeitet. Ich sage ja immer, ich habe früher auch mal gearbeitet, dreieinhalb Jahre in einem Konzern. Ganz viele Sachen, die da reinkamen, die waren weder dringend noch wichtig, und man hat sie einfach gemacht, weil es halt so üblich war. Sogenannte Zeitdiebe, man kann sie entweder ersatzlos bleiben lassen
[00:10:39.500]
Da fällt so das ganz normale Tagesgeschäft rein. Da muss man jetzt überlegen, in welcher Position sind sie? Sind sie Abteilungsleiter? Sind sie Verkäufer? Sind sie sonst Mitarbeiter? Was sind ihre routinemäßigen Tagesaufgaben? Die müssen gemacht werden, damit nichts hinten runterfällt. Aber sie bringen uns einfach auch nicht wirklich nach vorne. Das sind all die Sachen, die die Bälle, die man in der Luft halten muss, damit das Tagesgeschäft weitergeht. Und wie viel Zeit man in diesen Quadranten verbringt, das hängt ein bisschen, wie du gesagt hast, von der Finder-Hierarchiestufe ab. Wenn man in einem Callcenter ist, wo man ans Telefon geht und irgendwelche Computerprobleme für Kunden löst,
[00:11:23.200]
dann ist man wahrscheinlich 90 Prozent da. Wenn man aber Chef ist oder Unternehmensinhaber, dann sollte man da nicht so viel Zeit verbringen. Das heißt, gucken wir uns dann mal an in der nächsten Runde, die wir da durchgehen, wie man weniger Zeit mit Routine-Tätigkeiten und dem Tagesgeschäft, also in diesem nicht wichtigen, aber dringenden Quadranten, verbringt. Kommen wir zum nächsten Quadranten, der ist dringend und wichtig, also zeitkritisch und kann langfristig wirklich unser Erfolgsniveau beeinflussen. Und den nennen wir den Feuerwehr-Quadranten, wo wir echt sofort schnell handeln müssen, weil es dringend ist, also zeitkritisch und auch wichtig. Das heißt, wenn wir nicht handeln, dass wir schadenleidend wirtschaftlich Geld verlieren und Kunden verlieren, da müssen wir also sehen, dass wir da schleunigst was dran tun. Aber das können wir natürlich auch nicht langfristig.
[00:12:21.400]
Aber irgendwie sind viele Führungskräfte zumindest im eigenen Gefühl nach permanent in diesen Quadranten unterwegs. Die denken, sie sind bei der Feuerwehr, sie retten permanent Leben, sie müssen eben noch schnell die Welt retten. Ich sage mal, die denken, sie sind irgendwie beim GSG 9 Geiselbefreiungsteam oder sie sind zumindest Unfallärzte, die irgendwie mit 120 Sachen durch die gegen kutschiert werden, um Menschenleben zu retten. Tatsächlich sollte es relativ in einem vernünftig gemanagten Unternehmen relativ wenig Sachen geben, wo eine Führungskraft Feuerwehr spielen muss. Das sind unkontrollierte Prozesse. Vielleicht lassen wir uns mal ein Beispiel einfallen. Was ist denn in einem normalen, sagen wir mal, einem Einzelhandelsgeschäft gleichzeitig dringend, total zeitkritisch und wichtig, das heißt, wir können wirklich langfristig Umsatz verlieren oder Erfolg.
[00:13:17.000]
Mir fällt, also du runzelt die Stirn, mir fällt auch gar nicht so viel ein. Vielleicht, ich hatte das mal ein guter Verkäufer, der für 25 Prozent des Umsatzes verantwortlich war, kam zu mir und sagte, du, das und das passt mir nicht, ich komme mit dem und dem nicht zurecht. Entweder wir kriegen das hier geregelt oder ich gehe woanders hin. Das ist offensichtlich zeitkritisch, der sagte, entweder wir kriegen das jetzt geregelt. Oder ich gehe und es ist wichtig, denn 25 Prozent vom Umsatz, das tut ganz schön weh. Aber so viele Sachen sollten da nicht sein, sonst passen die Prozesse nicht. Also der Feuerwehrquadrant, der hat zwar seinen Charme, weil man sich wichtig fühlt, aber die meisten Führungskräfte reden sich auch nur ein, sie sind die Feuerwehr. In Wirklichkeit haben sie es nicht geschafft, vernünftige Prozesse einzuziehen.
[00:14:15.000]
Und dann haben wir den vierten Quadranten, der wichtig, aber nicht dringend ist, und den nennen wir den Strategie-Quadranten, da wo also wertvolle Zeit ist, um nach vorne zu gucken, um uns auf ein höheres und besseres Level langfristig zu bringen. Ja, deswegen, man kann ihn auch den Wachstums-Quadranten nennen, da findet Wachstum statt. Da sind Sachen wie, wir verbessern den Prozess, wir trainieren Mitarbeiter, dass die ab sofort in bestimmten Situationen einfach besser agieren können. Das bringt uns dauerhaft auf ein höheres Niveau. Und da fällt natürlich auch drunter, ich fange ein neues Fitnessregime an oder ich gehe jetzt mal eine Woche zum Yoga-Fasten und bringe mich damit für Monate auf ein höheres Energieniveau.
[00:15:08.200]
Aber meiner Meinung nach, wenn wir beim geschäftlichen bleiben, wenn ich mich eine Stunde zurückziehen kann, um wichtige, nicht dringende Sachen zu durchdenken, zu planen, eine Musterrechnung anzustellen, das ist dann im Endeffekt nachher wirklich persönliches Wachstum. Ja, also persönliches Wachstum. Und wenn wir dann noch Mitarbeiter mit einbeziehen, indem wir Prozesse delegieren oder eine Schulung machen mit unseren Leuten, dann haben wir Wachstum auch für die anderen generiert. Das ist der Wachstumsquadrant. Ja, was ist das Problem im Führungsalltag?
[00:15:48.900]
Wo verbringen die Führungskräfte oft die meiste Zeit, wo wir hingucken? Wenn ich an unser Thema das Affenmanagement denke, dass viele Feuerwehr spielen, weil sie nicht in der Lage sind oder noch nicht gelernt haben, andere Werkzeuge, die wir ja auch noch thematisieren werden, sind voll einzusetzen und dadurch verbringen die die meiste Zeit im Feuerwehrquadranten und müssen dann ihre eigene Arbeit wieder am Wochenende oder abends nach Dienstschluss erledigen. In der Feuerwehrquadranten, wichtig und dringend, da ist ja gar nicht so viel von Natur aus. Aber wenn wir Sachen im Strategiequadranten oder im Wachstumsquadranten, die wichtig gewesen wären, nicht tun, dann rutschen die sehr schnell in den Feuerwehrquadranten. Wenn wir die Prozesse nicht definieren, dann irgendwann geht was schief und dann müssen wir uns mit einmal zeitkritisch drum kümmern. Ja.
[00:16:46.800]
nach meiner Erfahrung oder auch wenn, wenn wenn wir die Führungskräfte aufschreiben lassen, was sie so den ganzen Tag tun, sind selbst Inhaber von mittelständischen Unternehmen zu 70-80 Prozent im Tagesgeschäft mit Routineaufgaben beschäftigt oder rutschen teilweise sogar in den Feuerwehrquadranten. Ja, genau, also das ist es ist Routine unterbrochen von Feuerwehr-Einsätzen. Und wenn man mal fragt, was haben Sie letzte Woche getan, was geeignet ist, sie dauerhaft auf ein höheres Erfolgsniveau zu bringen, mit anderen Worten, haben Sie Prozesse überarbeitet, haben Sie strategische Planung gemacht, haben Sie Mitarbeiter trainiert? Dann ist die Antwort oft diese Woche. Nee, diese Woche hatte ich keine Zeit. Und "ich hatte keine Zeit" ist immer eine Lüge. Oftmals eine falsche Einteilung der wichtigen und dringenden Dinge.
[00:17:46.500]
Und da gucken wir uns vielleicht noch zwei weitere Werkzeuge an. Ich nenne Ihnen mal das Werkzeug die To-Do-Liste. Ich vermute Sie kennen alle, was eine To-Do-Liste ist, also ein Spickzettel, wo man sich aufschreibt, was noch zu tun ist. Aber die wenigsten Leute kennen das Gegenteil, nämlich die Let-It-Be-Liste. Wie viele Aufgaben gibt es in Ihrem Einflussbereich, die man bei genauem Hingucken irgendwann wegdelegieren kann, also so organisieren, dass man sie nie wieder tun muss? Oder die vielleicht auch überhaupt nicht mehr getan werden müssen. Irgendwelche Berichte, Reports, in einem Unternehmen, das ich mir angeguckt habe, das gehörte zu dem Zeitpunkt schon an einer deutschen GmbH. Aber ich habe irgendwie festgestellt, die faxten immer noch jeden Freitag einen Bericht in die Schweiz. Schweizer Nummer, und ich habe das nur zufällig gesehen und gefragt, warum macht ihr das denn?
[00:18:45.000]
Und die Antwort der Dame war, weil wir das schon immer so gemacht haben. Und es war halt so, dass es vorher einer Schweizer Firma gehörte, dieses deutsche Unternehmen, und das dann selbstverständlich an die Zentrale in Bericht gehen musste. Und mittlerweile hatte der Besitzer gewechselt und der Neubesitzer wollte offensichtlich diesen Bericht nicht haben, aber es ging immer noch an die Schweiz und wahrscheinlich wurde der Bericht direkt weggeschmissen aus dem Fax. Also mit dieser Let-it-Be-Liste kann man dafür sorgen, dass man einmal den Tagesgeschäftsquadranten ein bisschen ausmistet. Muss das überhaupt getan werden, ist die erste Frage, und muss ich das selber tun? Und eignet sich natürlich auch extrem gut für den Quadranten der Zeitdiebe, also nicht wichtig, nicht dringend.
[00:19:35.700]
Wenn ich mir, und das mache ich wirklich periodisch, die Frage stelle, passiert irgendetwas Schlimmes, wenn ich diese Aufgabe, die ich in meinem Aufgabenmanagementsystem habe, wenn ich die nicht tue, ist die Antwort oft, nein, wahrscheinlich nicht. Und dann kann ich das einfach auf die Let-it-Be-Liste schreiben oder löschen. Ein großer Punkt der Zeitdiebe ist oftmals auch das kurzfristige Fragenstellen von Mitarbeitern. Also, dass Mitarbeiter mehrfach am Tag Kleinigkeiten erfragen und dadurch eine ganze Menge Zeit geklaut wird. Denn überlegen Sie mal, wenn so eine Frage rein Minute, anderthalb Minuten dauert, sie aber aus einer anderen Aufgabe rausreißt, brauchen sie in der Regel vier, fünf, acht bis zehn Minuten, um wieder voll in der alten Aufgabe drin zu sein. Wenn sie jetzt sechs Mal gestört werden, ist das schon eine Stunde Zeit, die verloren geht. Und es ist die Frage, kann ich, wenn wir gleich nochmal auf den wichtigen Strategie-Quadranten zurückkommen,
[00:20:35.400]
kann ich dort nicht meine Leute zusammenfassen oder dieses Hof halten, was wir in einem anderen Podcast ja schon mal thematisiert haben, umsetzen, dass diese dauernde Störung nicht stattfindet. Also das ist das Thema, nicht das ganz große Thema ist, eine Führungskraft braucht eigentlich in den meisten Fällen mehr Zeit in dem wichtigen, aber nicht dringenden Quadranten, das heißt für strategische, für Wachstumsaufgaben und wir haben intern hier in unserer Firma, also zwischen uns beiden, ist ja schon länger die Diskussion, wie gehen wir dabei vor? Dein Ansatz ist, schreib einfach Sachen aus dem Tagesgeschäft, Routineaufgaben und Zeit lieber auf die Let-it-Be-Liste, dann wird automatisch Zeit frei für die strategisch wichtigen Sachen. Mein Ansatz ist eher zu sagen, arbeite lieber mit Zeitbudgets.
[00:21:35.400]
Das heißt, nimm dir vorher vor, wie viel Zeit du mit wirklich strategischen Aufgaben verbringen wirst, und der Rest muss da einfach reinpassen. Es gibt eine schöne Demonstration, die ich zum ersten Mal, glaube ich, bei Stephen Covey gesehen habe. Sie können auch mal nach "Stephen Covey Zeitmanagement" auf YouTube suchen. Da bittet er eine Teilnehmerin, einen Haufen relativ großer Steine, dann einen Haufen kleinerer Steine, Kieselsteine, Sand und einen Eimer Wasser in einer Glasvase unterzubringen. Und die Dame versucht erstmal, den Sand in die Vase zu schütten, dann ist schon mal der Boden bedeckt, dann die Kiesel und dann die größeren Steine. Die großen Steine sind beschriftet und enthalten wichtige Aufgaben aus den Strategiequadranten, wie das Schärfen der Säge, also die Verbesserung der eigenen Fähigkeiten durch Training und Mitarbeitertraining.
[00:22:35.400]
Und dabei kommt heraus, dass sie sie nicht mehr unterbringt. Dann sagt er ihr, sie könne neu anfangen, noch einmal darüber nachdenken. Und dann kommt die Dame natürlich sofort auf die Idee und sagt, erst einmal bringe ich diese großen Steine unter, die strategisch wichtig sind, wie meine Familie, meine Gesundheit und die Prozesse in meinem Unternehmen. Dann gieße ich die Kiesel dazwischen, und sie müssen sich irgendwie verteilen. Das bedeutet, ich bin ein großer Freund von Zeitbudgets. Man merkt das auch, wenn man sich für ein dreitägiges Seminar anmeldet. Dann ist man weg, hat ein Zeitbudget erstellt, schaltet das Handy aus und ist nicht erreichbar. Und irgendwie funktioniert es. Andernfalls hätte man die fünf Wochen, die fünf Tage oder die drei Tage im Tagesgeschäft verbracht.
[00:23:35.400]
Und wäre abends genauso nach Hause gekommen. Der Effekt dahinter nennt sich das Parkinson-Prinzip. Es hat nichts mit der Krankheit zu tun, sondern James Northcote Parkinson war ein Organisationsforscher vor über 100 Jahren, der herausgefunden hat, dass jede Aufgabe ungefähr so lange dauert, wie man dafür Zeit hat. Das bedeutet umgekehrt, wenn man sich künstlich dazu zwingt, bestimmten Aufgaben im Tagesgeschäft weniger Zeit zu widmen, bekommt man sie schneller erledigt oder man wird gezwungen zu sagen, dass sie auf die "Let it be"-Liste kommen. Das bringt uns zurück zu Ihrem Lieblingsansatz. Um mehr Zeit im Strategiequadranten zu verbringen, muss man das klar in den Kalender eintragen, Zeitbudgets erstellen und sich daran halten. Wenn wir schon beim Thema Zeitbudgets sind, fällt mir auch der Begriff der "stillen Stunde" ein. Es muss nicht unbedingt genau 60 Minuten dauern, aber es erfordert eine gewisse Planung.
[00:24:35.400]
Bleiben wir bei der Stunde als Beispiel, in der alle Beteiligten im Unternehmen, einschließlich Ihrer Assistentin, wissen, dass von Uhrzeit bis Uhrzeit die Tür zu ist, das Telefon ausgeschaltet ist, und Sie einfach konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, ohne ständige Unterbrechungen. Wenn Sie damit noch keine Erfahrung gesammelt haben, lade ich Sie ein, es auszuprobieren. Sie werden überrascht sein. Es gibt noch radikalere Ansätze in dem Buch, das ich sehr empfehlen kann: "The One Thing". Dort wird immer dieselbe Frage gestellt: "Was könntest du jetzt tun, was alles andere leichter oder sogar überflüssig macht?" Diese Frage zielt automatisch auf ein höheres Erfolgsniveau ab, wenn es andere Aufgaben überflüssig oder einfacher macht.
[00:25:35.400]
Die Autoren schlagen vor, dass Sie die ersten vier Stunden pro Tag ausschließlich dieser Aufgabe widmen, und nichts anderes. Wenn ich die Disziplin hatte, das durchzuziehen, sind zwei Dinge passiert. Erstens habe ich mich in diesen vier Stunden sehr unsicher und unwohl gefühlt, da ich dachte, dass E-Mails von Kunden hereinkommen, die etwas von mir wollen, und ich nicht ans Telefon gehe, obwohl möglicherweise etwas Wichtiges passiert. Zweitens habe ich in diesen vier Stunden enorm viel erreicht. Einige dieser Aufgaben wirken sich bis heute aus, die ich vor zehn Jahren erledigt habe. Vor zehn Jahren haben wir beispielsweise unsere gesamten Trainingsmaterialien überarbeitet, Hörbücher aufgenommen, Verkäufertrainings durchgeführt und Aufkleber designt. Das entlastet uns heute noch, da wir nur eine E-Mail an unser Logistikzentrum senden müssen und sagen, dass die Ware verschickt werden soll.
[00:26:35.400]
In gewisser Weise ist dies eine langfristige Rendite unserer Arbeit vor zehn Jahren. Ich möchte auch auf eine Variation der Eisenhower-Matrix eingehen, die ich die "Witt-Matrix" nenne. Eisenhower war Präsident der Vereinigten Staaten zu einer Zeit, als die USA im Krieg waren. Er hatte viele wichtige Aufgaben. Aber für viele Menschen und Führungskräfte ist es schwierig zu entscheiden, was wichtig ist, was wichtiger ist und was weniger wichtig ist. Zum Beispiel, ist ein Kunde mit einem dringenden Problem, der vor Ihnen steht, wirklich wichtig? Die meisten Führungskräfte würden sagen, ja, er ist wichtig, sogar dringend, weil wenn Sie sich nicht darum kümmern, könnte er rechtliche Schritte einleiten oder eine negative Google-Bewertung abgeben.
[00:27:35.900]
Aber wahrscheinlich wird es Sie nicht auf ein höheres Niveau bringen, wenn Sie sich darum kümmern, genauso wenig wie es Ihrem Geschäft dauerhaft schaden wird, wenn ein unzufriedener Kunde geht. Es handelt sich um Tagesgeschäft. Deshalb empfehle ich, anstelle von wichtig oder dringend, insbesondere wenn die Liquidität knapp ist, die Achsenbeschriftung zu ändern. Statt wichtig oder weniger wichtig, verwenden Sie die Kategorien Geld viel oder Geld wenig auf der einen Achse und Geld schnell oder Geld langsam auf der anderen Achse. Geld schnell bedeutet dringend, wenn Sie Geld schnell erhalten können. Liquidität ist in den meisten Unternehmen entscheidend, es ist das Lebenselixier des Unternehmens. Und Geld viel. Führungskrä
fte können in der Regel gut einschätzen, welche Auswirkungen es auf Umsatz oder Gewinn hat, wenn sie sich um eine Aufgabe kümmern oder nicht.
[00:28:35.400]
Das hilft dabei, Klarheit zu schaffen. Der Quadrant, um den Sie sich sofort kümmern sollten, ist derjenige, den wir früher den Feuerwehr-Quadranten nannten: Geld schnell und Geld viel. Das sind die niedrig hängenden Früchte, bei denen Sie schnell viel Geld für das Unternehmen generieren können. Sie können die einzelnen Quadranten erneut überprüfen. Bei der Betrachtung der Eisenhower-Matrix wird meiner Meinung nach oft die dritte Dimension vernachlässigt, nämlich wie lange das, was Sie gerade tun, anhält. Die Trainingsmaterialien, die wir vor 10 oder 15 Jahren erstellt haben, wirken immer noch nach. Damals waren sie wichtig, aber überhaupt nicht dringend. Wir haben sie gemacht, weil wir uns das Zeitbudget dafür genommen haben und uns die Zeit dafür genommen haben. Die langfristige Rendite dieser Zeitinvestition ist enorm.
[00:29:35.400]
Schauen wir uns an, was wir gerade tun. Wir besprechen diesen Podcast, und wir besprechen ihn einmal. Dieses Thema ist zeitlos und war vor 80 Jahren genauso relevant wie vor 40 Jahren und wird wahrscheinlich auch in zehn Jahren noch relevant sein. Nicht nur leisten wir heute einen guten Dienst, sondern auch in Zukunft. Unsere Videos sind ebenfalls dazu geeignet. Dinge, die wir im Training besprechen, werden nicht sofort verstanden, und Verständnis bedeutet nicht automatisch Umsetzung. Jetzt haben wir 30 Minuten Zeit genommen und können diese Audiodatei oder den Link zu diesem Podcast nach dem Training einfach an unsere Kunden senden. Sie können sie sich in aller Ruhe zu Hause oder im Auto auf ihrem Handy anhören und das Gelernte wiederholen. Es handelt sich also um eine typische Zeitinvestition, die langfristig eine Rendite erzielt.
[00:30:35.400]
Um es kurz zusammenzufassen, Zeitmanagement an sich existiert nicht. Wir können Zeit nicht managen, aber wir können Zeit investieren, um mehr selbstbestimmte Zeit zu haben. Schauen Sie unbedingt unseren Podcast über das Thema "Affenmanagement" an. Ich empfehle auch, die Eisenhower-Matrix aufzumalen, wobei die vertikale Achse von wichtig nach weniger wichtig und die horizontale Achse von dringend nach weniger dringend geht. Das ergibt vier Quadranten. Sie können Aufgaben auf Post-it-Notizen schreiben und anordnen, wenn Sie zu viele Aufgaben haben. Denken Sie daran, dass Sie nicht einfach entscheiden können, ab sofort nur noch strategische und langfristig wirksame Aufgaben zu erledigen, da das Tagesgeschäft weitergeht. Aber Sie können daran arbeiten, jeden Tag zumindest etwas zu tun, was Sie strategisch und langfristig auf den richtigen Kurs bringt. Ein weiteres wichtiges Thema ist die "Let it be"-Liste. Welche Aufgaben möchten Sie nicht mehr erledigen oder welche können Sie delegieren?
[00:31:35.800]
Die "Witt-Matrix" verwendet anstelle von wichtig oder dringend die Kategorien Geld viel oder Geld wenig. Denken Sie immer daran, die dritte Dimension zu berücksichtigen: Wie lange wirkt das, was Sie gerade tun? Eine halbe Stunde Investition, die Ihnen jeden Tag eine Minute spart, hat sich nach 30 Tagen amortisiert. Die Rendite intelligenter Zeitinvestitionen ist enorm. Wenn Sie sich dessen bewusst sind, werden Sie automatisch mehr Zeit im strategischen Wachstumsquadranten verbringen. Das war's für heute. Das waren Thomas Witt und Jürgen Skupien.
